iNoviny

Vážení,

dostává se vám do rukou druhé číslo iKomplet novin, které vychází při příležitosti pořádání 7. iKomplet dne v Olomouci. Ten se uskuteční 26. 5. 2011. Náš workshop a seminář bude zaměřen na zlepšení komunikace ve firmě. Představíme vám důmyslná řešení ve vybraných sférách podniku, která vám poslouží ke zvýšení efektivity a zároveň ke snížení nákladů.

Přijďte i vy, jste zváni. Prakticky vám předvedeme, které všechny oblasti vašich denních pracovních činností lze již dnes řešit bezpapírově a jak je možné postupně eliminovat stohy papírů na vašich stolech a řady šanonů ve vašich skříních. Více informací se dozvíte na e-mailu: lnemcova@ikomplet.cz nebo na tel. čísle 800 129 734.

Nyní dovolte, abychom vám představili několik podnikových sfér, ve kterých můžete díky efektivní komunikaci vyřešit problémy, se kterými se dennodenně ve vaší firmě potýkáte. Díky efektivní komunikaci můžete také ušetřit nemalé výdaje. Ekonomická krize všem ukázala, že hledat ve firmě zbytečné náklady je nutné a také mnohým z nás otevřela oči, kde všude ve firmě se ušetřit dá.

Také vám po firmě koluje spousta důležitých dokumentů, o jejichž aktuální pozici nemáte ani ponětí? A když potřebujete najít nějakou konkrétní smlouvu či fakturu, musíte oběhat nebo obvolat spoustu lidí a zeptat se, jestli jim náhodou neleží dotyčná listina ke schválení na stole? Pak i vy potřebujete Workflow.

Workflow, neboli pracovní postup, definuje, vytváří a řídí průběh firemních procesů. Provádí definovaný proces, komunikuje s účastníky procesu a případně spouští další aplikace. Modul Workflow umožňuje nastavit pro každého uživatele sled pracovních úkonů, které má provádět. Modul Workflow výrazně zrychlí a zpřehlední firemní procesy s ohledem na individuální potřeby každé firmy. Je určen pro detailní zmapování, zrychlení a dodržování stanovených úkonů nebo postupů ve firmě prostřednictvím informačního systému Helios Orange. Správně nastavené Workflow povede ke zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností ve firmě. Může odstranit schvalovací proces prostřednictvím „kolujícího papíru“, o kterém stejně nikdy nevíte, ve které kanceláři se zrovna nachází.

Workflow a postupy schvalování

Pomocí modulu Workflow můžete řešit libovolné postupy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, zápisu z porad a podobně. Umožňuje tedy převedení „papírových“ agend na moderní technologie a jejich následné zefektivnění. Vhodnou konfigurací lze stanovit a sjednotit činnosti typické pro práci obchodníků, např. vedení kontaktních jednání a jejich další vývoj (kontakt – schůzka – nabídka – analýza – dodávka – školení– fakturace - odevzdání projektu a podobně).

Workflow a automatické upozorňování
Workflow umožňuje nastavit upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo e-mailem i s odkazem přímo do informačního systému.
V systému Helios Orange můžete definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a zároveň můžete stanovit tzv. uzly. Uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano - ne“, „schváleno-neschváleno“ – tedy např. na samotné zaškrtnutí „schváleno“. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Lze stanovit libovolnou délku workflow procesu a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy s vynucenými kroky. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků a splněna základní podmínka respektování vnitrofiremních procesů firmy.

Zaujal vás modul Workflow? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Informační systém Helios vám nabízí nativní elektronickou distribuci dokumentů. Při využití této funkcionality je možné výrazně ušetřit na nákladech za tisk, obálky, poštovné, ale také na čase lidí, kteří se tiskem a rozesíláním faktur zabývají. Elektronickou cestou také zkrátíte dobu doručení faktury odběrateli, čímž můžete urychlit i její zaplacení. Plugin ESDOC elektronická fakturace v systému Helios umožňuje odesílat faktury a dobropisy vydané a načítat faktury a dobropisy přijaté. Dnes je používán k elektronické fakturaci především formát PDF. Ten umožňuje zobrazit fakturu tak, jak by vypadala na papíře a lze jej tak snadno i vytisknout. Nevýhodou formátu je, že není vhodný pro automatizovaný import do ekonomických systémů.

Elektronický podpis

Proto vznikl formát ISDOC (Information System Document), který je určen pro posílání daňových dokladů i mezi menšími firmami či živnostníky ale nevylučuje ani použití mezi velkými firmami či orgány veřejné správy. Má tu výhodu, že dovoluje používat elektronickou fakturaci bez jakýchkoliv dalších nákladů. ISDOC má ve své specifikaci v souladu se zákonem o DPH i elektronický podpis, který pokud je vystaven některou z kvalifikovaných certifikačních autorit, tak výsledek splňuje náležitosti daňového dokladu v elektronické podobě. Pro příjemce má takový doklad tu výhodu, že dovoluje snadno ověřit vystavitele faktury. Elektronickou fakturu pak lze snadno odeslat e-mailem, vystavit klientovi ke stažení na internetu, předat někomu na paměťovém médiu či poslat systémem datových schránek.

Netisknout vůbec aneb Jak se rychle a vzdáleně dostat k potřebným dokumentům. Řešíte problém, jak všechny firemní dokumenty evidovat? Co vytisknout, do jakého šanonu to založit a kam nakonec všechny ty šanony uložit? Existují řešení, díky kterým vaše problémy v oblasti tisku a evidence dokumentů zmizí nadobro.

Zamysleli jste se někdy nad tím, kolik času strávíte hledáním dokumentů v šanonech či jiných papírových archivech? Smlouvy, faktury, servisní či dodací listy. Jsou to celé hodiny za poměrně krátké období a mnohdy je hledání bezvýsledné. Papírový archiv je sice stále standardní záležitostí, nicméně fyzické hledání konkrétního dokumentu může být mnohdy zdlouhavé a někdy bohužel i bezvýsledné. Vytvořili jsme systém, který vám uspoří čas a nabídne komfortní možnosti práce.

Jak GlobalScan NX pracuje?
GlobalScan NX zjednodušuje a zlepšuje integraci papírových dokumentů do digitálního prostředí organizace. Díky tomuto řešení už nebudete muset archivovat tuny papírových dokladů. Pomocí GlobalScanu NX papírové doklady jednoduše na jedno kliknutí naskenujete a GlobalScan naskenovaný dokument sám automaticky přiřadí ke konkrétnímu záznamu v informačním systému. Dokumenty v této podobě budete mít neustále po ruce a zbavíte se i neskladných papírových archivů. Zvyšte produktivitu digitální distribucí, sdílením a správou dokumentů. GlobalScan NX je poslední generací aplikací pro digitalizaci (skenování, distribuci a správu) papírových dokumentů. Rozšiřuje funkčnost skenování standardně dostupnou na multifunkčních strojích o další výhodné aspekty.

Jak vypadá formát ISDOC?

ISDOC je založen na standardech, a tak se nejedná o „formát vytvořený na koleně“. Vychází ze standardu UBL a doplňuje jej o česká specifika (např. daňový zálohový list). Celkem ISDOC nabízí kromě běžné daňové faktury dalších 5 typů dokladů. Technicky se jedná o formát XML podepsaný elektronickým podpisem dle standardu XML Signature. Typicky má příponu isdoc, ale existuje i varianta isdocx, která navíc umožňuje přibalit i přílohy. Ve druhém případě se jedná o komprimovaný soubor (ZIP), ve kterém je zabalen soubor isdoc společně s dalšími libovolnými dokumenty. Formát má tedy podobnou konstrukci jako formáty OpenDocument a Office Open.

Zaujala vás elektronická fakturace? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Už žádné hledání dokumentů

GlobalScan NX jednoduše eviduje elektronické doklady přímo u záznamů informačního systému Helios Orange, případně jiného informačního systému, který umožňuje evidenci externích dokumentů. A pokud informační systém používáte pomocí tzv. vzdálené plochy, je naskenovaný dokument dosažitelný prakticky odkudkoliv, kde je internetové připojení.

Zápisy z porad informačního systému Helios je podniková aplikace, která zajistí organizovanou a efektivní evidenci porad, tvorbu zápisů z porad, evidenci souvisejících úkolů a kontrolu jejich plnění, to vše v souvislosti se zainteresovanými osobami. Tato aplikace je řešením pro dokonalý přehled o diskutovaných tématech a přidělených úkolech. Řešení Zápisy z porad je vhodné pro střední a vrcholový management. Jde o účinný nástroj na podporu operativního řízení pracovních procesů v organizaci prostřednictvím automatizace, zpřehlednění a kontroly plnění úkolů z porad.

Konec papírovým standardům

Práce se zápisy z porad patří ke standardním rutinním činnostem managementu na všech stupních řízení. Papírová forma zápisů však přináší problémy související s distribucí zápisů na všechny zodpovědné útvary, selekcí a distribucí úkolů ze zápisů zodpovědným pracovníkem, přenosem úkolů ze zápisů nadřízeného útvaru do zápisů podřízených útvarů, atd. Dalšími úskalími jsou situace, kdy je nutné provést záznam nesplněných úkolů ze všech zápisů z předcházejícího období nebo seznam úkolů ze zápisů z různého stupně řízení.

Proč si GlobalScan pořídit?
- jednoduché, uživatelsky přívětivé rozhraní
- přímé skenování do informačního systému
- snadná konfigurace a uživatelské nastavení
- přizpůsobivost - GlobalScan NX pokrývá potřeby jak malých, tak velkých společností

Aniž by bylo nutné procházet šanony a papírové archivy, je naskenovaný dokument jednoduše k dispozici pomocí IS. Tento dokument je možné kdykoliv vytisknout, poslat e-mailem či jinak zpracovat. A pokud IS používáte pomocí tzv. vzdálené plochy, je dokument dosažitelný prakticky odkudkoliv, kde je internetové připojení.

Zaujal vás software GlobalScan? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Jak se u vás ve firmě vypořádáváte se zápisy z porad? Někdo vám je ručně píše? A jak je poté postaráno o to, aby se konkrétní lidé dozvěděli, že mají nějaké úkoly, kdo obstarává distribuci zápisu? A kdo hlídá, že jsou úkoly splněny, popřípadě sepisuje seznamy nesplněných úkolů? Pro takovéhle rutinní operace vám nabízíme aplikaci IS Helios Zápisy z porad.

Jak je to u vás s interní firemní komunikací? Domluví se vždycky všichni se všemi bez problémů? Nebo se vám častěji stává, že poslooucháte jen samé výmluvy, proč ještě něco není, proč něco nešlo, popřípadě jeden zaměstnanec přehazuje zodpovědnost a vinu na druhého, a ten druhý zase na někoho dalšího? Máte na to nervy? Baví vás to poslouchat? Co takhle interní komunikace s pomocí IS Helios?

Hoďte papírové evidence za hlavu

Informační systém Helios se snadno přizpůsobí všem potřebám vaší firmy. Podpoří nejenom procesy ekonomické, ale i mnohé další. Není už třeba žádných evidencí v papírové formě či v souborech, vše se odehrává přímo v systému. A díky jeho maximální přizpůsobivosti není pro vytváření nejrůznějších funkcí třeba vývoje. Vše bez problémů zvládne správce systému ve vaší firmě. Navíc - ač svým rozsahem velký - přizpůsobí IS Helios své uspořádání pro každého z uživatelů tak, aby mu poskytoval náležitou jednoduchost a komfort.

Garance účinné interní komunikace

IS Helios vám zaručí, že komunikace uvnitř vaší organizace, s obchodními partnery i orgány státní správy bude ctít technologické i legislativní standardy jak české, tak i ty vyplývající z členství v EU. Informační systém Helios je vyvinut tak, aby svým zákazníkům pomáhal orientovat se v záplavě údajů, které souvisejí s činností každé firmy. S množstvím specializovaných modulů se vždy přizpůsobí potřebám firmy, bez ohledu na její velikost a oborové zaměření. IS Helios pokrývá požadavky širokého spektra firem a je přizpůsoben potřebám uživatelů na nejrůznějších pozicích ve firmě (Top management, generální ředitel, finanční ředitel, marketingový ředitel, výrobní ředitel, HR, IT, střední management, zaměstnanci).

Zaujalo vás řešení interní komunikace? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Zápisy jednoduše a přehledně
Naše řešení umožňuje přehlednou správu a kontrolu zápisů a úkolů z nich vyplývajících. Automatické generování úkolů porad vedení zabezpečuje jejich okamžitou distribuci vybraným pracovníkům prostřednictvím této aplikace. Zodpovědným a oprávněným osobám řešení poskytuje nástroje pro monitorování činností v rámci plnění těchto úkolů.

Zaujala vás aplikace Zápisy z porad? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Generování faktur na základě splněných úkolů
V modulu Firemní aktivity lze také evidovat úkoly včetně jejich ocenění, úkoly plnit a následně automaticky podle zadaných vstupních údajů generovat podklady k fakturám a klientům vystavovat faktury vydané do modulu Fakturace. Úkoly lze ocenit několika typy honorářů, fakturaci lze provádět v různých měnách. Součástí funkcionality je i výsledné vyhodnocení fakturace.

Zaujalo vás, jak jednoduše se dají řešit úkoly a jejich plnění? Myslíte si, že něco takového byste u vás ve firmě potřebovali? Chtěli byste se dozvědět více nebo máte přímo zájem o osobní konzultaci? Není nic jednoduššího, než nás kontaktovat na e-mailu lnemcova@ikomplet.cz nebo na telefonním čísle 800 129 734.

Zpět na přehled článků

Adresy pro zaslání iKomplet zpravodaje byly získány ze zákaznické databáze a z veřejně přístupných adresářů. Nepřejete-li si dostávat další informace, odpovězte prosím na tento e-mail a do předmětu zprávy napište NE. V takovém případě se omlouváme a děkujeme za pochopení.

Co všechno zvládne Helios za vás?

- úkolování zaměstnanců a kontrola plnění zadaných úkolů

- automatické založení úkolu na základě specifického kontaktního jednání

- snadná tvorba úkolů a opakovaných úkolů ze vzoru

- grafické zobrazení úkolů pomocí kalendáře s možností filtrace podle libovolného údaje

V Heliosu budete mít neustále přehled o všech úkolech, které jste zadali. V detailní evidenci úkolů uvidíte téma úkolu, termíny zahájení, kontroly, splnění, dokončení, prioritu, z kolika % je daný úkol dokončený či z kterého úkolu vznikl, kdo ho zadal a kdo ho řešil.

Jak plní vaši zaměstnanci zadané úkoly? Stíhají to v termínu a jsou samostatní? Samovolně vám nebo vašim klientům hotové úkoly odevzdávají v termínu? Nebo zaměstnance a jejich termíny spíše musíte hlídat a uhánět je, aby zadaný úkol včas odevzdali?

Všichni z praxe víme, jak je těžké uhlídat zaměstnance, aby plnili své úkoly a hlavně aby si dané úkoly vzali za své a vše stihli ve smluveném termínu. Není v silách žádného nadřízeného, aby myslel na všechny úkoly všech svých pracovníků a ještě hlídal, zda byly dané úkoly splněny v termínu a zda byly splněny správně. Na to člověk, který má ještě svou vlastní práci, prostě nestačí. Ale IS Helios ano.